7 Tips voor Digitalisering

Je hebt al waarschijnlijk talloze artikelen gelezen over digitalisering en hoe je dat het beste kan realiseren. Elk bedrijf vertelt het uit eigen ervaring en markt informatie. Als je goed opgelet hebt, zie je een rode draad bij de bedrijven die het wel altijd goed doen, zoals Bol.com, Coolblue, Picnic, Hema, Netflix en zo kunnen we doorgaan.

Wat is die rode draad dan? Dat is een gedisciplineerd mindset voor proces efficiency, klanttevredenheid en kwaliteit progressie. Je moet daarom eerst een visie hebben, veel elementen ervan kan je afkijken bij soortgelijke bedrijven in jouw branche die het wel heel goed doen. Maar de “brand” moet je zelf bepalen; hoe wil je gezien worden? Waar moeten mensen aan denken wanneer ze jouw merk horen of zien? Om zover te komen moeten we eerst de basis stevig leggen. Je bouwt immers een huis ook niet op los zand. Daarom deze 7 tips van ons die jou hopelijk een stukje verder helpen.

1. Kijk naar digitalisering zoals je naar personeel kijkt.

Personeel is meestal de grootste kostenpost en grootste kracht van een bedrijf. Maar een werknemer moet wel geld opleveren. Er zijn meestal drie criteria waarop personeel beoordeeld wordt, diezelfde criteria geldt ook voor Digitalisering:

a) Levert Digitalisering geld op?

Waar je met personeel direct je geld terug verdient, is dat met IT investering altijd voor het midden tot lange termijn. Het zal altijd geld opleveren als je dat met de juiste mensen implementeert. Hoeveel dat is, is afhankelijk wat er precies gedaan wordt en de bijbehorende verwachtingen.

b) Wat is de impact op het team?

Neemt het product werk uit handen waardoor tijd ontstaat voor andere dingen die nog niet zijn gedigitaliseerd? Vinden werknemers het fijn om met het nieuwe systeem te werken? Zien zij nog verbeterpunten en vinden zij het werk dat zij doen nu leuker? Nieuw personeel inwerken of bestaand personeel omscholen kan prijzig zijn. Digitalisering kan het werk van personeel een stuk leuker maken, wat onder andere een gunstig effect heeft op het verloop binnen een organisatie.

c) Past de digitaliseringsslag bij de toekomst van mijn bedrijf?

Zal bijvoorbeeld de maatsoftware die je laat ontwikkelen in de toekomst beperkingen met zich meebrengen of je concurrentiepositie negatief beïnvloeden? Dan is het wellicht tijd om opnieuw te beginnen of andere keuzes te maken; het idee dat je ooit klaar bent met digitaliseren is een illusie.

Ik geloof dat wanneer je door deze bril naar digitalisering kijkt, slimmer digitaliseert. Dat zal je bedrijfsresultaat niet alleen verbeteren, het zal je personeel meer plezier brengen en je bedrijf als geheel in staat stellen om te innoveren en daarmee concurrenten voor te blijven.

2. Breng de grootste ergernissen van jouw bedrijf in kaart.

Wat zijn de obstakels die jij en jouw werknemers dagelijks ervaren? Dat zijn er ongetwijfeld wel een paar. Breng dat samen met jouw werknemers in de volgende meeting in kaart. Door een helikopter beeld te hebben van de processen en bottlenecks, kunnen business proces consultants veel sneller tot een oplossing komen. Schaf niet gelijk nieuwe software aan of een nieuwe werknemer aannemen, maar krijg eerst inzicht in waar het slecht gaat. Sommige obstakels kan je wellicht direct zelf oplossen.

3. Zet je gehele bedrijf in de Cloud

Bijna de helft van alle MKB’ers stuurt de facturen enkel nog digitaal en dat aantal groeit. Digitaal factureren biedt alleen maar voordelen, je kan alles sneller verwerken, je rapportages automatiseren (ook voor omzetbelastingaangifte) en kans op fouten flink minimaliseren. Hetzelfde geldt voor andere bedrijfstakken als CRM, Inkoop, Voorraadbeheer, Online Marketing en meer. Er zijn veel SaaS (Cloud platformen) die alles onder één dak hebben. Verdiep je goed in de prijs/kwaliteit verhouding tijdens het oriënteren hierop.

4. Zorg voor een altijd actuele, moderne Website

Veel ondernemers zien hun website als een bijzaak, één keer per jaar iets op de site zetten en daarna weer een lange stilte. Dat is zonde, want uit onderzoek blijkt dat het besluit voor wel of niet kopen al 70 procent vast staat voordat die klant contact met jou opneemt. Dit doen ze door jouw digitale aanwezigheid te analyseren op een aantal criteria; de website bezoeken, recensies lezen en jou vergelijken met de concurrentie.

a) Kies voor een goed CMS systeem dat jou in staat stelt om jouw hele website te beheren. Wij adviseren WordPress, dit systeem is in tegenstelling wat sommige beweren, zo volwassen geworden dat het ook door grote bedrijven en overheden omarmd is.

b) Kies voor een relevante Design. Zorg dat het design van de website jouw merk tot z’n recht laat komen. Let op de kleuren, lettertype en stijl wanneer je een thema zoekt of maakt.

c) Maak de site Responsive. Google rankt de website eerst op responsiveness en daarna op Desktop ervaring. Zorg daarom ervoor dat jouw website goed en leesbaar uitziet op alle schermformaten; mobiel, tablet en desktop. Uiteraard zijn er meer factoren dan deze drie, zoals prestatie van de site, veiligheid en meer. Maar deze drie vormen de basis.

5. Maak jezelf Online vindbaar

Zorg ervoor dat je klanten jou snel kunnen vinden wanneer je diensten of product nodig hebben. Meer dan de helft van alle zoekopdrachten is tegenwoordig locatie-gebonden. Focus daarom op Lokale SEO. Je hebt dan minder concurrentie, je wordt lokaal relevanter en je speelt in op de directe behoefte van de klant.

Stel je hebt een bloemenwinkel in Amersfoort. Dan zullen mensen meestal intypen “Bloemenwinkel” in Google en de zoekmachine voegt in de achtergrond de locatie van de gebruiker toe in het zoekterm, dus dan wordt het automatisch “Bloemenwinkel Amersfoort”. Dat zijn al twee gouden keywords die je kunt instellen in het SEO gedeelte op je website.

Via Google Mijn Bedrijf maak je jouw bedrijf lokaal vindbaar op Google en Google Maps.

6. Investeer in CRM software

Wat is de motor van alle bedrijven? Uiteraard is dat verkopen om omzet te genereren. We zien dat veel bedrijven nog met Excel werken om grote aantal klanten te managen. Alhoewel Excel een uitstekende tool is voor veel rapportage taken, is het een holbewoner op het gebied van CRM. Er zijn tegenwoordig zoveel CRM systemen dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Waar je vooral op moet letten bij het kiezen ervan is letten op de integratie met je andere systemen. Het liefst wil je vanuit 1 systeem werken om deals te sluiten, projecten te starten en factureren. Dat kan ook tegenwoordig, maar nogmaals ons advies: let op prijs/kwaliteit verhouding tijdens het onderzoek.

7. Zorg voor een goede Integratie tussen bedrijfsapplicaties

Stel je hebt een CRM systeem met een mooi overzicht van al je klanten en leads. Nu wil je een e-mail marketing campagne opzetten voor de leads. Hoe zorg je ervoor dat alleen jouw leads de e-mails ontvangen? Zorg dus voor een naadloze koppeling tussen de bedrijfsapplicaties. Zo gebruiken wij Zoho dat alle bedrijfsapplicaties heeft en alles met elkaar verbonden. Er zijn ook alternatieven als Salesforce of Hubspot, maar meestal zijn ze te duur voor het MKB en hebben ze niet alle bedrijfsafdelingen gedekt binnen hun mogelijkheden. Zo wil je bijvoorbeeld dat een klant automatisch gefactureerd wordt nadat een project afgerond is of product geleverd is. En dat er automatisch herinneringen verstuurd worden mocht dat nodig zijn.

Of stel je hebt een voorraadbeheer systeem, zodra de voorraad een bepaalde drempel bereikt, wil je dat er automatisch bijbesteld wordt bij de leverancier en dat (inkoop)facturen automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Dit en meer zijn belangrijke overwegingsfactoren die je moet maken bij het starten van jouw digitalisering. Heb je vragen? Aarzel dan niet om met ons contact op te nemen of plaats een reactie hieronder. Bedankt 🙂